LA PRIVACY IN CONDOMINIO

Nel suo vademecum sulla privacy in condominio il garante ha voluto dare un’idea generale di come deve essere gestita la privacy in condominio. Per ulteriore chiarezza, di seguito pubblichiamo alcuni chiarimenti, esemplificazioni, integrazioni e note in merito.
Il condominio e la Privacy
Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal codice della privacy (D. Lgs. 196/2003). Le diverse informazioni – sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi – contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del condominio. Per questo motivo il Garante per la protezione dei dati personali ha predisposto questa breve guida, anche alla luce della recente riforma approvata dal Parlamento (legge n.220/2012), con riferimenti pratici e regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio.
L'amministratore
L’amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?
L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli.
L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio
(proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.
Quali sono i dati personali che nell’ambito dell’amministrazione del condominio possono essere trattati?
Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti
comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per
altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese
condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti
comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli
cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà
all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”. Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti
terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei
dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.
L’amministratore può utilizzare i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail dei condòmini?
I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in
elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso,
occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad
orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni
incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi.
Si possono trattare dati sanitari o altri dati sensibili dei condòmini?
Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente
nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso
in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche” che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino
diversamente abile, al fine di acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure
quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subito danni negli spazi condominiali. In questi casi devono
comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.
L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del condominio?
Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea sia
in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe
condominiale) al riparo da intrusioni indebite predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono
essere adottate quando si trattano, tra ali altri dati sensibili o giudiziari. La riforma del condominio, recentemente approvata, prevede
che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il
codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale, le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli
telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere
affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.
L'assemblea
Persone che non fanno parte del condominio possono partecipare all’assemblea?
In determinati casi possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini. Si pensi, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a
relazionare su specifici lavori da svolgere ovvero alle ipotesi, normativamente previste, di presenza degli inquilini in relazione alla
discussione di particolari questioni (ad esempio le spese del riscaldamento). Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne
ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il
quale è richiesta la consulenza.
Si può videoregistrare l’assemblea condominiale?
L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su
qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.
La Bacheca condominiale
Quali avvisi possono essere esposti nella bacheca condominiale?
Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli
impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini. Sono pertanto vietati avvisi
tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora
Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei
singoli condòmini (targa dell’automobile e relativo posto auto...).
Si possono notificare al condòmini assenti i verbali di assemblea attraverso le affissioni in bacheca?
No. Gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale. Per comunicazioni individualizzate è
necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni
relative – ad esempio – ai singoli condòmini o affittuari. È consentito, al contrario, lasciare i verbali dell’assemblea, in busta chiusa,
nella cassetta delle lettere del singolo condomino.
Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo come moroso con un avviso affisso nella bacheca
condominiale?
No. Tuttavia eventuali inadempienze possono essere comunicate dall’amministratore agli altri condòmini al momento del rendiconto annuale
oppure a seguito della richiesta effettuata da un condomino nell’esercizio del potere di vigilanza e controllo sulla gestione condominiale.
Le singole morosità possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea.
La gestione trasparente del Condominio
Quali informazioni può conoscere il singolo condomino?
Oltre alle informazioni che lo riguardano (vedi “diritto di accesso”), può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini,
sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della
trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori
luogo.
È necessario il consenso dei condòmini per dare informazioni sulla loro posizione contabile e debitoria ad altri partecipanti del
condominio?
No. Per ottenere le informazioni relative alla gestione del condominio non è necessario il consenso dei condòmini interessati.
Possono essere divulgate informazioni su spese o morosità a persone esterne al condominio?
Il diritto alla trasparenza non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito
condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi
(ad esempio all’ingresso del condominio). La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga espressamente l’amministratore a comunicare ai
creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi.
Si può accedere alle informazioni del conto corrente del condominio?
La stessa riforma obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a
qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso.
Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della
rendi-contazione periodica.
La videosorveglianza
Un condomino può installare una telecamera che riprende l’ingresso del suo appartamento o del suo posto auto?
Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali – e le
immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) – non si applicano le
norme previste dal Codice della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema
di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza
dei dati. È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata – che il
sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda
esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.
Quali sono le regole per installare un sistema di video sorveglianza condominiale?
Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in
particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di
videosorveglianza. Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli,
eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato
tendenzialmente non superiore alle 24 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede
nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica
preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la
ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti
(riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone
autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).
I videocitofoni sono considerati un sistema di videosorveglianza?
I moderni videocitofoni, così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni, anche tramite registrazione, possono talvolta
essere equiparati ai sistemi di videosorveglianza. In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal
provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da
persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione (ad
esempio su Internet). Per le stesse ragioni, se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per finalità esclusivamente
personali, la presenza dell’apparecchio di ripresa non deve essere segnalata con un apposito cartello.
Qual e il quorum necessario per l’installazione di un sistema di videosorveglianza condominiale?
La riforma del condominio ha finalmente sanato un vuoto normativo – più volte segnalato dal Garante della privacy a Parlamento e Governo -
relativo al quorum richiesto per poter installare un sistema di videosorveglianza condominiale. La nuova legge prevede che l’assemblea
possa deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti che rappresenti la
maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio.
Il condominio digitale
Quali dati possono essere pubblicati sul sito web del condominio?
L’assemblea può richiedere all’amministratore l’attivazione di un sito Internet condominiale. L’amministratore dovrà rendere accessibili
con questa modalità solo i documenti adottati dall’apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati.
L’accesso al sito internet deve essere riservato ai soli condòmini?
Solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali. Devono quindi essere previste delle
procedure, ad esempio l’autenticazione tramite password individuale, che consentano l’accesso sicuro a tali documenti digitali. È
necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l’altro, i dati sensibili – come quelli che si riferiscono
alle condizioni di salute di una persona – o quelli giudiziari.
Il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti
Il condomino può esercitare il “diritto di accesso” e gli altri diritti previsti dall’art. 7 del codice della privacy?
Sì. Ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio il “locatario conduttore” di un immobile), ha diritto
di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all’amministratore,
l’interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati personali riferibili ad altri
condòmini singolarmente intesi o all’intera compagine condominiale). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi
al Garante o all’autorità giudiziaria.
Chi può esercitare il diritto di accesso al dati riferibili all’intera compagine condominiale?
I singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) per
consultare le informazioni riferibili all’intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di
proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo. Tale specifico diritto, infatti, spetta all’amministratore (o altra persona munita
di apposito incarico da parte della compagine condominiale), mentre il singolo condomino può richiedere l’accesso solamente ai propri dati
personali. Naturalmente ogni condomino può conoscere tutte le informazioni relative all’intera gestione condominiale in base ad altre norme
dell’ordinamento, ed in particolare alle disposizioni del codice civile.
Esistono ulteriori diritti che si possono esercitare in relazione al trattamento dei dati personali?
Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo
riguardano. Se tali dati sono trattati in violazione di legge può chiederne la trasformazione in forma anonima, il blocco o la
cancellazione. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata o non adeguata
risposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.
L’affittuario può accedere al dati sulla gestione del condominio?
No. L’affittuario (locatario conduttore), come qualunque “interessato”, può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli
altri diritti garantiti dal Codice della privacy. In riferimento alla normativa sulla privacy, non può però chiedere l’accesso ai dati
sulla gestione del condominio.
Ulteriori chiarimenti
Quando può essere effettuato il trattamento dei dati personali senza il consenso dell’interessato?
Il trattamento senza consenso può avvenire soltanto nei casi specifici previsti nell’articolo 24 del Codice della privacy (ad esempio
quando il trattamento è previsto da un obbligo di legge oppure quando è necessario per adempiere a obblighi contrattuali). E' invece
necessario il consenso dell’interessato per comunicare i dati personali a terzi. Fuori dei casi previsti dalla normativa, né il condominio,
né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere ad
altro partecipante o a terzi.
Si applica la disciplina in materia di protezione dei dati personali alle comunicazioni tra vicini di casa?
No. La normativa sulla privacy, nel caso delle persone fisiche, si applica solo se si verifica una “comunicazione sistematica” o la
“diffusione” di dati personali (ad esempio con la pubblicazione di informazioni relative ai vicini di casa su Internet o su cartelli
affissi all’interno del palazzo). I comportamenti e le comunicazioni per finalità esclusivamente personali, che normalmente si instaurano
tra vicini di casa, in genere non ricadono sotto le norme previste dal Codice della privacy.